Waarom vraagt de notaris een UBO-verklaring?
Misschien vraag je je af: waarom vraagt de notaris om een UBO-verklaring terwijl de ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) van je onderneming al in het UBO-register staan?
Dat lijkt dubbel werk, maar als notaris zijn wij verplicht om dit te vragen. De reden ligt in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wet verplicht notarissen om zelf onderzoek te doen naar de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming. De notaris mag daarbij niet alleen vertrouwen op de informatie in het UBO-register.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming.
Bijvoorbeeld een persoon die:
- Meer dan 25% van de aandelen bezit.
- Meer dan 25% van de stemrechten heeft.
- Feitelijke zeggenschap heeft over een organisatie.
Vrijwel alle ondernemingen zijn verplicht hun UBO’s te registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel.
Wat is een UBO-verklaring?
Een UBO-verklaring is een document waarin wordt vastgelegd wie de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming zijn en op basis waarvan zij als UBO worden aangemerkt.
De notaris gebruikt deze verklaring om te controleren:
- Wie de UBO’s zijn.
- Hoe hun belang in de onderneming is opgebouwd.
- Of de informatie overeenkomt met het UBO-register.
Waarom vraagt de notaris om een UBO-verklaring?
De notaris heeft wettelijke verplichtingen volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wet verplicht de notaris om zelf onderzoek te doen naar de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming.
Dat betekent dat de notaris:
1. De UBO’s vast te stellen
De notaris moet onderzoeken wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn.
2. De informatie te controleren
De notaris mag niet volledig vertrouwen op het UBO-register. Er moet altijd een eigen controle plaatsvinden.
3. Afwijkingen te melden
Wanneer uit het onderzoek blijkt dat de informatie in het UBO-register niet klopt, is de notaris verplicht dit te melden bij de Kamer van Koophandel.
In de praktijk zal de notaris meestal eerst met je bespreken hoe de registratie kan worden aangepast.
Waarom vraagt de notaris ook een uittreksel uit het UBO-register?
Naast de UBO-verklaring vraagt de notaris vaak ook een uittreksel uit het UBO-register. Dat komt omdat notarissen het register momenteel niet zelf kunnen raadplegen. Daarom wordt gevraagd of je dit document kunt aanleveren.
Het uittreksel wordt vervolgens toegevoegd aan het dossier.
Is een UBO-verklaring dubbel werk?
Het kan voelen alsof dezelfde informatie twee keer wordt gecontroleerd. Toch is dat precies wat de wet voorschrijft.
Door zowel een UBO-verklaring als een uittreksel uit het UBO-register te controleren kan de notaris zorgvuldig vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming zijn.
Zo weet je zeker dat alles juridisch klopt en correct wordt vastgelegd.
Hulp nodig bij een UBO-verklaring?
Moet je een UBO-verklaring aanleveren voor een oprichting, statutenwijziging of aandelenoverdracht? Dan is het belangrijk dat deze gegevens juridisch correct zijn vastgelegd.
Bij Hak & Rein Vos Notarissen helpen we je graag. We controleren wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn, leggen de structuur helder uit en zorgen dat alles correct wordt geregistreerd.
Neem gerust contact met ons op voor advies of begeleiding. Samen zorgen we dat het juridisch klopt. Tot in de puntjes geregeld.
Veelgestelde vragen over de UBO-verklaring?
Wat is een UBO-verklaring?
Een UBO-verklaring is een document waarin staat wie de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming zijn en op basis waarvan zij als UBO worden aangemerkt.
Waarom vraagt een notaris een UBO-verklaring?
De notaris is volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht om zelf onderzoek te doen naar de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een register van de Kamer van Koophandel waarin ondernemingen hun uiteindelijk belanghebbenden moeten registreren.
Hoe kunnen wij je helpen?
Of het nu gaat om de aankoop van een huis, het starten of overnemen van een onderneming of hulp bij de afwikkeling van een nalatenschap, wij denken mee en zorgen dat alles klopt. Persoonlijk en duidelijk.
